¿Qué es la gestión de presencia?

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La gestión de presencia de personas es un sistema centralizado que engloba la gestión de visitantes, contratistas, empleados o incidentes in situ. La gestión de visitantes es un componente del software de gestión de presencia de personas o de las aplicaciones en la nube.

Los sistemas de gestión de presencia de personas ofrecen funciones de seguridad y protección mucho más completas que sus componentes como soluciones independientes. Todo en un sistema, puede ejecutar inducciones, enviar notificaciones de alerta de peligros en vivo, rastrear y monitorear a los trabajadores solitarios y realizar evacuaciones en un teléfono inteligente o tableta.

 

Cuando se integra con una solución de control de acceso, el resultado es un potente sistema adecuado para organizaciones con necesidades complejas de seguridad y protección.

 

Mantenga su instalación segura y protegida.

 

La gestión de visitantes, de alguna forma, se acepta como algo imprescindible en muchas industrias. Pero rastrear a las personas que inician y cierran sesión es solo una parte de mantener un sitio seguro y protegido.

 

Para garantizar que su lugar de trabajo respalde la seguridad de todos los empleados, contratistas y visitantes, hay mucho más que considerar, por ejemplo:

 

Concientización sobre peligros y capacitación en seguridad y / o inducción al sitio cuando sea relevante

 

Gestión de cualificaciones y permisos, en particular para instalaciones con zonas que requieren autorización de seguridad o formación de seguridad adicional

 

Gestión de incidentes, incluidos aspectos como el protocolo de derrames de productos químicos, actualizaciones de peligros en el sitio en vivo o evacuaciones

 

La seguridad de las personas que trabajan solas, en zonas aisladas o fuera de horario

 

La seguridad de las personas que trabajan fuera del sitio

Informes periódicos de métricas clave de seguridad y protección

 

El propósito de usar un sistema de gestión de presencia de personas es poder centralizar estas funciones, de modo que pueda monitorearlas todas en un solo lugar.

 

Incluso puede configurar alertas para notificarle cuando algo necesita atención, por ejemplo, si un trabajador solitario ha excedido su duración prevista en una zona de congelación o si un contratista ha intentado entrar en una zona sin la formación de seguridad pertinente.

 

Proteja los datos, más allá de la ciberseguridad.

La seguridad de una organización es tan fuerte como su eslabón más débil. Una instalación de fabricación inteligente podría tener implementadas medidas de seguridad cibernética innovadoras para proteger la información confidencial del proyecto, pero luego use una hoja de registro en papel para registrar a los visitantes.

 

Cualquier empresa que se tome en serio la protección de sus datos debe considerar la implementación de un sistema de seguridad física con control de acceso a zonas más allá de las medidas de seguridad cibernética.

La legislación además, obliga a llevar un escrupuloso registro de la jornada laboral. Un sistema de gestión de control de presencia de personas permite instalar quioscos entre zonas en puntos de entrada de zona, por ejemplo, la puerta de una sala de servidores. El sistema se integra con un sistema de control de acceso y solo desbloqueará la puerta si la persona tiene los permisos correspondientes. Si no lo hacen, se notificará al personal de seguridad que una persona no autorizada intentó ingresar a la sala de servidores.

 

Cumplir con las regulaciones de salud y seguridad.

Para garantizar la seguridad de todas las personas en una instalación o lugar de trabajo y cumplir con las regulaciones de cada país, las organizaciones deben tener información sobre la identidad y el paradero de todos los visitantes, contratistas y empleados en el lugar.

 

Un sistema de gestión de presencia de personas ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones de salud y seguridad y sirve para proteger tanto al empleador como a las personas en su deber de cuidado.

 

Al utilizar una aplicación de gestión de presencia de personas, los empleadores tienen acceso centralizado a los datos de presencia de personas y contar con históricos de entradas y salidas del personal. Esto les permite contabilizar de forma rápida y sencilla a todos en caso de emergencia. Además, los guardias de piso o los alguaciles de emergencia pueden usar la función de evacuación móvil para rastrear las zonas despejadas, ver las solicitudes de ayuda, monitorear el progreso de la evacuación en tiempo real y más. También puede informar sobre todo este tipo de información (y más) para los informes posteriores al incidente.

 

Una nota sobre el cumplimiento de GDPR:

 

Asegúrese de que su solución le permita cumplir con GDPR si está procesando datos de residentes de la UE. De hecho, cumplir con el RGPD es una buena práctica incluso si no lo es.

 

El futuro de la gestión de presencia de personas

Autorización biométrica, IA que responde a las consultas de los visitantes, máquinas de café que hacen que los visitantes se pongan un latté mientras esperan en la recepción ... todo es parte del futuro de la gestión de presencia de personas. Y es cada vez más una realidad con edificios inteligentes que ya utilizan sistemas de seguridad integrados.

 

Nuestra visión es para un mundo donde las instalaciones no están diseñadas para la productividad y las operaciones optimizadas, están diseñadas para la comodidad, la seguridad y la accesibilidad de todos los ocupantes, desde los empleados a tiempo completo hasta quienes visitan por primera vez. Todo esto es posible con un sistema de gestión de presencia de personas.

 

Una mayor seguridad, una mejor seguridad física y un cumplimiento más sólido son los principales beneficios de utilizar la gestión de presencia de personas. Y como una ventaja adicional, es probable que note una gran mejora en la experiencia del visitante y también en las primeras impresiones de su marca.




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